7 hilfreiche Zeitmanagementmethoden

Zeit wird häufig als wichtigste Währung bezeichnet und es lässt sich nicht abstreiten, dass sie eine wertvolle Ressource ist. Wird Zeit verschwendet, gibt es keinen Weg, sie zurückzuerhalten. Daher ist ein effektives Zeitmanagement beruflich sowie privat von großem Wert. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die häufigsten und bekanntesten Zeitmanagementtechniken, damit auch Sie Ihre Zeit besser einteilen können.

Lesezeit: 5 Minuten

Inhalt:

1. Einführung: Zeitmanagement & das Parkinsonsche Gesetz
2. Die ALPEN-Methode
3. Die Eisenhower-Methode
4. Die SMART-Methode
5. Das Pareto-Prinzip (80-20-Regel)
6. Die ABC-Analyse
7. Die Pomodoro-Technik
8. Die Eat-the-frog-Methode

Die eigene Zeit zu managen, ist sinnvoll und steigert in den meisten Fällen die Planbarkeit, Effizienz, Produktivität, Stressreduktion und Zielerreichung von Projekten. Denn allein eine gute Planung ist meist bereits die halbe Miete. Doch nicht selten werden Aufgaben aufgeschoben und die Prokrastination setzt ein. Der Grund dafür könnte mit dem Parkinsonschen Gesetz zusammenhängen.

Das Parkinsonsche Gesetz ist die Annahme, dass eine Aufgabe länger dauert, je mehr Zeit für die Erfüllung dieser Aufgabe zur Verfügung steht. In anderen Worten: Je weiter weg die Deadline für eine Aufgabe ist, desto mehr Zeit wird für diese Aufgabe in Anspruch genommen. Dabei spielt es keine Rolle, wie aufwändig jene Aufgabe tatsächlich ist.

Beispiel:
Nehmen Sie sich also am 1. des Monats vor, bis zum Ende des Monats einen Brief abzuschicken, so ist es wahrscheinlich, dass Sie den ganzen Monat dafür brauchen werden – auch wenn diese Aufgabe nur wenige Minuten dauert.

Es klingt banal, doch laut Parkinsonschem Gesetz werden Aufgaben aus genau diesem Grund erst kurz vor ihrer Deadline fertig. Bei dieser These wird angenommen, dass Zeitrahmen und Abgabetermin relevanter als die Komplexität der Aufgabe sind.

Herkunft: Entwickelt wurde die ALPEN-Methode 1995 von dem deutschen Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagementexperten Lothar J. Seiwert.

Idee: Die ALPEN-Methode ist eine Art des Zeitmanagements, bei der nur wenige Minuten ausreichen, um den restlichen Tag effektiv durchzuplanen. Verplant werden dabei nur 60 % der Arbeitszeit, der Rest ist Pufferzeit.

Anwendung:
1. A = Aufgaben aufschreiben

Mit einer simplen To-do-Liste werden die anstehenden Aufgaben zusammengestellt – im Idealfall mindestens einen Tag vorher. Besonders komplexe Aufgaben wie Meetings oder Verhandlungen sollten noch weiter unterstrukturiert werden.

2. L = Länge einschätzen

Schätzen Sie in diesem Schritt ein, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe benötigen. Wichtig: Seien Sie realistisch. Eine genaue Zeitplanung ermöglicht es, den Tag effizient zu planen und Überlastungen zu vermeiden. Was zeitlich nicht mehr in den Tag passt, wird auf den nächsten Tag verschoben.

3. P = Pufferzeit einplanen

Das Einplanen von Pufferzeiten zwischen den Aufgaben ist entscheidend, um unvorhergesehene Verzögerungen oder zusätzliche Aufgaben zu berücksichtigen. Pufferzeiten sorgen für Flexibilität und reduzieren Stress.

Übrigens: Verplanen Sie wie erwähnt nur 60 % Ihrer Arbeitszeit. Die restlichen 40 % sollten Pufferzeit sein.

4. E = Entscheidungen treffen

Die ALPEN-Methode betont die Wichtigkeit, klare Entscheidungen zu treffen. Durch Unentschlossenheit entsteht oft ein Zeitverlust, also treffen Sie Entscheidungen.

5. N = Nachkontrollieren

Den eigenen Fortschritt zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, ist ein essenzieller Teil des ALPEN-Prinzips. So wird die kontinuierliche Verbesserung der Zeitmanagementmethode gefördert.

Herkunft: Eisenhowers Methode geht auf das Zitat des ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“

Idee: Laut seinem Zitat sind wichtige Aufgaben oft nicht dringend und dringende Aufgaben oft nicht wichtig. Die Idee ist also, alle Probleme bzw. Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in eine Matrix einzuteilen. Ob Eisenhower selbst dieses Prinzip angewandt hat, ist unklar.

Anwendung: Basierend darauf ergeben sich 4 Kombinationen mit folgenden Handlungsempfehlungen für das eigene Zeitmanagement.

wichtig & dringend: Direkt selbst erledigen.
wichtig & nicht dringend: Planen und dann selbst erledigen.
unwichtig & dringend: An kompetente Arbeitskräfte abgeben.
unwichtig & nicht dringend: Überhaupt nicht bearbeiten.

Herkunft: Das Konzept geht auf den Managementforscher und Unternehmensberater Peter Drucker zurück und baut auf Ergebnisse der Zielsetzungstheorie von Edwin Locke und Gary Latham auf.

Idee: Laut dieser Methode ist ein Ziel leichter zu erreichen, wenn es genau spezifiziert wird. Durch das SMART-Prinzip werden klare, greifbare und realistische Ziele festgesetzt, deren Fortschritte ganz einfach kontrolliert werden können.

Anwendung:
Spezifisch = Ziele müssen so klar und präzise wie möglich definiert sein.
Messbar = Ziele müssen messbar sein.
Attraktiv = Ziele müssen erstrebenswert sein.
Realistisch = Ziele müssen möglich und realisierbar sein.
Terminiert = Ziele müssen mit einer Deadline festgelegt werden.

Tipp: Diese Methode kann Ihnen ebenfalls dabei helfen, Ihre Neujahrsvorsätze zu ermitteln und umzusetzen.

Herkunft: Die Pareto-Methode ist benannt nach dem italienischen Ökonom Vilfredo Pareto, der im 19. Jahrhundert lebte. Die Methode ist auch als „80-20-Regel“ bekannt.

Idee: Das Pareto-Prinzip besagt, dass etwa 80 % der Ergebnisse durch 20 % vom Gesamtaufwand erreicht werden. Die übrigen 20 % benötigen jedoch etwa 80 % der Zeit.

Anwendung: Paretos Regel empfiehlt, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und ihrem Einfluss auf das Gesamtergebnis zu priorisieren. Fokussieren Sie sich also auf die 20 % der Aufgaben, die den größten Nutzen bringen und delegieren Sie die weniger wichtigen 80 % an andere.

Herkunft: Die ABC-Analyse, auch als ABC-Methode bekannt, wurde im Jahr 1951 von H. Ford Dickie, einem Manager bei General Electric, in einem Artikel erwähnt. Die Grundprinzipien basieren auf Paretos Prinzip.

Idee: Die ABC-Methode beruht auf der Idee, Aufgaben, Produkte, Kundinnen bzw. Kunden* o. Ä. basierend auf der relativen Bedeutung oder Wertigkeit in drei Kategorien mit absteigender Relevanz zu unterteilen – A, B und C.

Anwendung: Analysieren Sie für die ABC-Methode Ihre Aufgaben, Produkte etc. und teilen Sie diese in folgende Klassen ein.

Klasse A = sehr wichtig
Klasse B = wichtig
Klasse C = unwichtig

Kümmern Sie sich mit viel Sorgfalt, Zeit und Aufmerksamkeit um Klasse A, bearbeiten Sie danach mit weniger Aufwand Klasse B und geben Sie Klasse C ab oder vernachlässigen Sie sie komplett. So nutzen Sie Ihre Kapazitäten sinnvoll.

Herkunft: Die Pomodoro-Methode wurde in den späten 1980er Jahren von dem italienischen Studenten Francesco Cirillo entwickelt. Der Name „Pomodoro“ bedeutet auf Italienisch „Tomate“ und stammt von der Küchenuhr in Tomatenform, die Cirillo während seiner Studienzeit verwendete.

Idee: Die Grundidee des Pomodoro-Prinzips besteht darin, die Arbeitszeit in Intervalle von konzentriertem Arbeiten (25 Minuten) und Pausen (5 Minuten) aufzuteilen. Diese Zeitmanagementmethode soll die Konzentration und Produktivität steigern.

Anwendung:

1. Setzen Sie einen Timer auf 25 Minuten.
2. Widmen Sie sich während dieser Zeit ausschließlich einer Aufgabe.
3. Machen Sie nach jedem Pomodoro eine Pause von 5 Minuten.
4. Nach vier Pomodori machen Sie eine längere Pause von bis zu 30 Minuten.

Für einen kompletten Pomodoro-Zyklus werden also rund 2,5 Stunden gebraucht. In einen Arbeitstag mit 8 Stunden passen theoretisch also bis zu 3 Pomodoro-Zyklen.

Herkunft: Die Eat-the-Frog-Methode wird im 2001 veröffentlichten Buch „Eat that frog!“ von dem Produktivitäts- und Selbsthilfeexperten Brian Tracy erläutert. Sie steht in Verbindung mit folgendem Zitat von Mark Twain: „If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it's your job to eat two frogs, it's best to eat the biggest one first.“

Idee: Die Grundidee dieser Zeitmanagementmethode ist, dass die schwierigste und unangenehmste Aufgabe des Tages als allererstes erledigt werden sollte, anstatt sie aufzuschieben. Ist es also Ihre Aufgabe einen Frosch zu essen, so sollten Sie es – auch wenn es unangenehm ist – sofort tun.

Anwendung: Identifizieren Sie Ihre wichtigste bzw. unangenehmste Aufgabe des Tages, die oft vernachlässigt wird. Dies kann ein Anruf beim Arzt sein, ein Gespräch mit dem Chef, eine Präsentation vorbereiten oder eine Aufgabe, die Ihnen partout keinen Spaß macht. Erledigen Sie diese als allererstes, denn das sorgt für einen Erfolgsmoment und setzt positive Energie für den Rest des Tages frei.